L’organisation, c’est mon dada : en témoignent cette vidéo ou encore cet article ! Je vous ai souvent parlé de mon agenda papier, mon format chouchou depuis tant d’années pour noter mes rendez-vous ou encore mes horaires de travail. Malgré l’apparition de mon Bullet Journal courant 2017, je n’ai jamais réussi à me détacher de ce petit calepin qui me suit partout : sur mon bureau, dans mon sac… jusqu’à janvier dernier ! Je vous présente aujourd’hui les raisons pour lesquelles je suis passée à une organisation 100% digitale.
L’état des lieux
Le constat était simple : il devenait compliqué pour moi et pour ma famille en général de s’organiser et de programmer, par exemple, nos week-ends ensemble. Pour info, je suis infirmière et travaille donc régulièrement les jours fériés et week-ends… Voici, grosso modo, donc les problèmes qui se posaient :
- suivre mon planning de travail : trèèèès chaotique – j’ai environ 10 horaires différents selon les week-ends, nuits, différents horaires en journée…
- difficulté à programmer des évènements en famille : mon chéri ne savait jamais lorsque je travaillais ou non
- organiser la garde d’Inès : selon les jours, c’est Quentin ou moi qui récupérons et posons Inès à la crèche
- prévoir nos vacances : toujours compliqué lorsqu’il faut anticiper le futur et mettre nos agendas en commun
Comment je fonctionnais jusqu’à présent
Je crois que j’étais un peu dans le « déni » de ma précédente organisation : elle semblait me convenir et je ne voyais pas pourquoi en changer. Et pourtant, les problèmes étaient nombreux ! Voici comment je répartissais les tâches au quotidien :
– Agenda papier compact : je vous en avais parlé dans cette vidéo ! C’était un agenda papier tout bête, avec une organisation à la semaine et sous forme de colonnes. J’utilisais ce système depuis des années. Le format me permettait de le glisser facilement dans mon sac à main (quel que soit sa taille), et je l’emportais réellement partout.
– Agenda Moleskine : l’agenda dédié à mon blog, avec les publications à venir et à programmer, les colis en attente, les rendez-vous téléphoniques…
– Bullet Journal : pour les tâches du quotidien, les différents relevés/listes/comptes. C’est le seul outil que j’ai gardé tel quel suite à ce changement d’organisation, et que j’aime toujours autant utiliser au quotidien (mon utilisation reste très similaire à ce que je vous présentais dans cette vidéo).
De son côté, mon chéri organisait son agenda personnel (composé à 90% de tâches professionnelles) et me demandait, de façon +/- mensuelle, à quels moments il devait aller chercher notre fille à la crèche, ou comment anticiper mes week-ends au travail.
Le problème de la charge mentale
Vous n’êtes probablement pas passées à côté de cette BD incroyable sur la fameuse charge mentale, et tellement révélatrice de notre quotidien en tant que femme ! Je n’ai jamais l’impression d’être « délaissée » par mon conjoint ou de devoir tout gérer. Mais je suis bien forcée de constater que ces différentes plateformes encombraient mon esprit, m’empêchaient d’être productive, et ne faisaient apparaître les tâches qu’à mes yeux et pas à celles de mon chéri. Il était donc sans cesse en train de me questionner : « on fait quoi le week-end prochain? », « tu bosses comment la semaine prochaine? »… cela partait d’un très bon sentiment de sa part (il cherchait à m’aider et ne voyait probablement pas le souci – et moi non plus pendant toutes ces années!). Mais, de mon côté, j’avais tout simplement l’impression que mon cerveau saturait d’informations… Je devais tout le temps faire le point sur notre emploi du temps, pour nous organiser ensemble pour la semaine suivante, pour prévoir nos vacances… Les tâches ne m’incombaient pas à 100%, en revanche, leur planification si.
J’ai alors cherché une manière de réunir tous nos plannings :
- Les planning pro & perso de mon chéri
- Mon planning perso : mes rendez-vous, mes cours de sport, un déj avec une copine…
- Mon planning pro : tous mes horaires de travail (chaque horaire répond à un « code » à lettre type M, H, E en fonction des jours)
- Notre planning de famille : vacances, repas de famille, mariages, horaires de la crèche…
- Mon planning de blog : deadlines à respecter, publications à programmer, créneaux dispo pour filmer / écrire mes articles, conf calls…
Choisir la bonne plateforme
J’en ai testé plusieurs, toutes disponibles sur l’App Store :
– L’agenda iPhone « Calendrier » : interface trop « plate » qui ne me plaisait pas. Je la trouve peu visuelle et pas pratique du tout.
– Quo Vadis Cal : rempli de fonctionnalités inutiles qui encombraient l’interface. Cette appli a l’avantage d’être très complète, mais malheureusement pas adaptée à ma pratique.
– Google Agenda : celui qui m’a convaincue par sa clarté, ses connexions diverses (appli mail, maps) et son côté hyper pratique.
Comment ça fonctionne ?
Je vais donc parler uniquement de la plateforme Google Agenda, que j’utilise depuis le début ! Les fonctionnalités que je vais présenter lui sont propres – je ne peux pas vous promettre qu’elles soient transposables sur d’autres applications.
Le point positif, c’est que toutes mes messageries (pro & perso) sont des adresses en gmail.com ; ainsi, tous les mails reçus et qui contiennent une date de rendez-vous se transposent automatiquement dans l’appli Google Agenda. Ainsi, mes prochaines dates de vol pour Brighton, par exemple, sont rentrées d’office dans l’appli, sans que j’aie besoin d’y penser.
Autre point positif : Google Agenda retranscrit automatiquement les données dans l’application Calendrier de l’iPhone ! Ce même calendrier se synchronise automatiquement à mon Apple Watch, sans que je n’aie besoin d’intervenir. Cela me permet de visualiser mes rendez-vous en un coup d’œil sur ma montre, idéal si mon téléphone n’est pas à proximité.
Nous avons donc créé plusieurs agendas : pro Quentin, perso Quentin, perso Mariel, famille, blog… avec chacun son code couleur. Ensuite, libre à vous de faire apparaître un seul agenda (lorsque je suis en repos, par exemple, je ne fais apparaître que mon agenda perso + blog) ou d’avoir une vue globale du planning de tous les participants.
Planifier une tâche ou un rendez-vous prend, objectivement, plus de temps que de le griffonner rapidement sur un bout de papier. En revanche, vous pouvez optimiser ce temps pour faciliter votre vie ! Par exemple, noter un rendez-vous, et inscrire une note avec l’adresse exacte (pour pouvoir utiliser le GPS de votre smartphone, par exemple!), pourquoi pas noter le code de la porte dans les notes associées, ou encore vous programmer un rappel quelques minutes avant le rendez-vous !
Et on s’y fait ?
Il m’a fallu un mois pour passer complètement d’un mode d’organisation à l’autre ! Pendant ce mois, j’ai tenu à écrire mes rendez-vous et planning sur papier et sur format numérique. J’avais peur de louper des choses ou de mal programmer des rendez-vous, et cette double organisation m’a rassurée. A ce jour, je n’utilise plus du tout mon agenda papier… et je ne le regrette pas, ou si peu !
Les points négatifs
J’en ai tout de même relevé quelques-uns au fil de l’utilisation :
– Impossibilité de créer des modèles : je souhaiterais pouvoir rentrer, par exemple, des modèles pré-définis de mes horaires de travail, pour pouvoir les ajouter en un clic. Ça n’est pas possible à ce jour : vous ne pouvez que dupliquer des tâches déjà présentes dans l’agenda. Cela fait gagner un peu de temps mais n’est pas idéal pour autant ! Je perds donc beaucoup de temps à noter mon planning de travail mois après mois.
– Bugs sur ordinateur : l’application Google Agenda bug souvent lorsque je l’utilise sur ordinateur. C’est dommage, car l’écran étant plus grand, il m’est parfois plus aisé de tout faire sur mon ordinateur plutôt que sur mon iPhone.
– Les rappels : vous la voyez, cette petite case « Notes » présente sur à peu près chaque page d’agenda ? Je m’en servais pour à peu près tout : noter une idée, une musique entendue à la radio, un magasin dans lequel je souhaite me rendre… Je me suis désormais dirigée vers l’appli « Rappels » ou « Notes » de mon iPhone, mais la transition a été un peu compliquée puisque j’avais vraiment le réflexe papier !
– Les prises de rendez-vous : je passe 99% de mes coups de fil depuis mon téléphone portable. Il est donc parfois difficile de parler à son interlocuteur tout en notant une prise de rendez-vous sur le même appareil ! Plusieurs ruses sont possibles : passer son coup de fil depuis le téléphone fixe, utiliser un casque avec micro pour avoir les 2 mains libres, se mettre devant son ordinateur et noter le rendez-vous en même temps…
Après 3 mois de test, le bilan
– Chacun a ses responsabilités : si c’est écrit sur le planning commun, la charge incombe à chacun. Ça responsabilise tout le monde et ça « répartit » le stress !
– Moins de coups de stress : « comment ça, je dois récupérer Inès à la crèche ce soir? Mais j’ai trop de boulot! »… voici une conversation qui n’existe plus chez nous !
– Chacun visualise son planning et s’adapte à celui de l’autre : quand mes semaines de travail sont chargées, mon chéri s’organise pour décaler ses déplacements pro pour récupérer Inès ou pour faire les courses, par exemple. Et vice-versa lorsque mes semaines sont plus calmes et que j’ai davantage de jours de repos ! Cela entraîne beaucoup de compréhension et un vrai « esprit d’équipe » au sein même de la famille.
– On optimise notre temps à trois : un week-end vide où rien n’est programmé la semaine prochaine ? Parfait ! On en profite pour se prévoir 2 journées tranquilles, sans impératif noté sur l’emploi du temps. Et on croque la vie à pleines dents !
– Beaucoup moins d’oublis : mon blog n’est pas du tout mon activité principale, et il m’arrivait souvent d’oublier d’effectuer des tirages au sort de concours, ou d’oublier de contacter des agences de presse alors qu’elles me l’avaient demandé. Rien de grave, car je ne vis pas de mon activité… mais toujours embêtant ! Désormais, je suis davantage organisée au sujet de mon blog et de mes réseaux(qui restent toujours une activité secondaire).
Quel est votre mode d’organisation préféré : papier ou numérique ? ♡
Marine
17 avril 2019Coucou! J’aime encore beaucoup trop mon agenda pour m’en passer! Et le simple fait d’écrire me permet de retenir un rendez vous par exemple donc je reste sur le papier pour l’instant 😉
Anne-Cha
17 avril 2019Avec mon chéri on vient juste de passer à Google Agenda, surtout pour notre « vie perso » (nos sorties chacun de notre côté et nos projets à 2) Pour le moment je note mon planning du boulot encore sur un calendrier affiché dans la cuisine afin qu’il y ait accès et je le retranscris sur un vrai agenda papier une fois le mois terminé (cela m’est utile pour déclarer les frais réels pour les impots). Mais j’imagine qu’on passera un peu plus au numérique quand on aura un bébé, ce sera plus facile pour l’organisation
Merci pour ton article 🙂 Moi qui suis fan d’organisation aussi ^^
Mathidle
17 avril 2019Ici c’est papier et galère !! « tu travailles comment demain??? » … team infirmière planning aléatoire bonjour…
Et sinon pour Inès comment lui imposes tu un rythme ? Elle va à la crèche tous les matins à la même heure peu importe que tu soit du matin ou du soir? C’est mon problème à moi… parmi tant d’autres!! Bonne journée !!
Mariel
22 avril 2019Le matin c’est Quentin qui l’amène lorsque je travaille (donc vers 8h15), et quand je bosse du soir, c’est moi qui l’emmène, vers 9h maximum ! Donc son rythme n’est pas trop chamboulé 🙂
Lisa
17 avril 2019Je n’ai pas encore autant de chose a noté bien sur. Mais google agendas a depuis longtemps gagné chez moi. J’ai encore aujourdhui un agendas papier dans mon sac a main mais je ne pense que tres rarement a noter les choses dedans et pire encore a les verifiers ! L’avantage pour moi ce sont les rappels possibles plusieurs jours ou heures en amont ^^ » l’agenda me sert plus a noter une liste de course ou de chose à prevoir. Mais peu a peu les notes se font numerique elles aussi.
Stéphanie
17 avril 2019J’admirais votre organisation « papiers » qui, pour moi, était trop compliquée !!!. Donc, je comprends votre changement….. Ici, avec 3 ados et un mari trop chargé la semaine pour participer…. , je m’organise sur le calendrier IPhone avec alertes pour tous mes rdv et ceux des enfants (Orthodentiste, sports ou sorties, date limite Parcoursup !). Seuls les rdv pro sont inscrits en doublon sur un agenda papier car j’ai des délais à respecter …..Le pire, c’est que le niveau de contrainte augmente avec l’âge des enfants auprès de qui je dois rappeler leurs propres contraintes !!!!. Excellente journée. Steph
Alexandra
17 avril 2019J’hésite encore à passer à Google agenda… ton article m’intéresse donc grandement!
Olivia
17 avril 2019Je suis toujours à l’agenda papier, j’ai d’ailleurs investit dans un Filofax. Le fait d’écrire me permet de retenir plus facilement et j’aime beaucoup le fait de pouvoir organiser comme je l’entends avec les catégories dont j’ai besoin et auxquelles j’ai rapidement accès. Pour l’instant, ça me convient donc je continue comme ça.
Audrey
17 avril 2019Bonjour Marielle, pour info j’utilise Google agenda depuis des années et il y a la possibilité de dupliquer des événements. Il faut ouvrir l’événement sur l’ordinateur et cliquer en haut après le nom de l’événement sur le menu déroulant, tu as « dupliquer ». La fenêtre fait un petit sursaut et tu peux ensuite changer la date uniquement et enregistrer
Mariel
22 avril 2019Coucou, merci beaucoup ! Oui je connais cette fonction qui « fait l’affaire » mais j’aimerais tellement pouvoir créer des modèles tout prêts 🙂 bises !
C_Caroline1
17 avril 2019Moi j’ai encore les 2^^ J’ai un agenda papier pro/perso et avec mon conjoint on a un google agenda où on note les rdv qui peuvent perturber l’organisation (quand par exemple j’ai un évènement jusqu’à 19h au lieu de 17h, ce qui veut dire que mon conjoint ira chercher notre fille) et les rdv familiaux ou verre entre copines etc. C’est dommage parce que ça fait souvent doublons entre mon agenda papier et électronique mais comme j’ai des rendez-vous avec des usagers au travail, je ne me vois pas sortir mon portable quand il y a des modifs de rendez-vous à faire!
laetitia
17 avril 2019je n’arrive pas à passer à l’électronique…. pourtant j’avais essayé il y a qq années mais j’aime trop le papier ! Je me suis créée mon propre agenda dans un notebook filofax. Tout y est le pro / perso / famille en format A5 c’est idéal pour avoir suffisamment de place pour noter et pour pouvoir l’emmener dans un sac à main.
J’ai un « bullet journal » que je laisse à la maison avec uniquement des listes : idées cadeaux, resto, visites, produits de beauté (quand tu me donnes envie après en avoir parlé 😉 )….
Ayaliss
17 avril 2019Bonjour Mariel!
Je crois que pour ma part le format papier reste mon préféré. Je n’ai qu’un bullet journal mais il me permet de tout condenser et c’est vraiment ce que je préfère!
Et le fait de le décorer me détend ^^ Le format numérique ne m’attire vraiment pas :/ peut être dans quelques années ^^
Alice
17 avril 2019Bonjour Mariel,
C’est drôle j’ai fait à peu près le même chemin que toi et pour info j’ai complété l’agenda google avec l’appli Google Keep; très intuitif d’utilisation, il permet de faire des listes de différentes couleurs et ces listes peuvent aussi être partagées. La liste « Courses à faire » par exemple est maintenant gérée par nous deux, ce qui nous rend co-responsables des réapprovisionnements 🙂 Belle journée, Alice
Mariel
22 avril 2019On s’était mis à Google Keep et depuis quelques mois, je ne sais pas pourquoi mais on n’y arrive plus ! Alors on est retournés à la bonne vieille liste de courses papier 🙂
Tifaine
17 avril 2019Bonjour Mariel,
Je trouve toujours tes articles et vidéos sur l’organisation très inspirants ! Je dois dire que je ne suis pas une accro de Google Agenda, mais tu m’as donné envie de retenter le coup !
Belle journée à toi 🙂
Alix
17 avril 2019Ici aussi on est passé au numerique ! Plus facile pour la vie de famille ! Sinon j’ai vu que tu avais reçu la cc eye d’erborian pour la Néroli box… si tu l’as testé personnellement ton avis m’interesse?!
Bonne journée !
Mariel
22 avril 2019Coucou ! Je l’ai testée et je l’aimais bien mais pas de coup de foudre. Je l’ai donnée à ma maman qui l’adore 🙂 elle lisse bien le contour d’oeil donc elle me paraît très adaptée pour les peaux matures !
Laurane
17 avril 2019J’avoue être passée aussi au calendrier Google de façon assidue depuis que j’ai un iPhone. C’est hyper pratique d’ajouter les dates directement via les mails, les agendas partagés etc ! J’ai moi aussi un planning avec des horaires très variés, ça a commencé comme ça en fait., Je n’utilisais jamais de façon régulière mon agenda papier donc ce n’est pas à grand regret que je l’abandonne ! Il y a juste le côté « Google connaît toute ma vie » qui me gêne un peu, mais bon…
Huguet Josiane
18 avril 2019C’est moi qui note les Rdv sur Google pour toute la famille(3). Par contre pour notre entreprise agenda papier, plutôt petit bloc éphéméride où je note tout et je vois de suite mais au jour le jour.
Maelle
19 avril 2019On procède avec une appli nous (Tipstuff) et c’est vrai que ca nous facilite la vie! je suis vraiment contente d’etre passée par la car il ne me demande quasi plus ce qu’on fait ni rien vu que c’est écrit \o/
Mariel
22 avril 2019Ah je vais me renseigner sur cette appli 🙂
Eloïse
22 avril 2019J’ai la même démarche il y a un mois et sa y est j’ai convaincu le mari pour savoir ou on va ! J’ai pris plein d’astuce avec votre article en plus ! Merci beaucoup
Edwige
22 avril 2019Bonsoir
Super intéressant ton article ! Tu es toujours précise ! J’adore !
Chéri n est pas du tout du tout numérique donc c’est communication papier ( charge mentale en +… mais vraiment pas le choix )
J’utilise Google Agenda depuis une paire d’année et un agenda papier depuis le …. collège.
Là c’est un MYAGENDA365 une pépite !
Emma Georges
22 avril 2019Pour ma part, j’ai aussi apporté des modifications sur mon organisation en début du mois d’avril, puisque je m’étais aperçue que je notais les mêmes choses dans mon bullet journal et dans mon happy planer format mini (qui a une vue par semaine horizontale et une vue mensuelle). Maintenant, je ne note toutes mes to do liste dans mon planer. Et mon bujo me sert que pour le développement personnel.
Quand je n’ai pas mon happy planer, j’ai mon calendrier sur mon téléphone.
Héloïse
25 avril 2019Bonjour Mariel,
Mon mari infirmier utilise l’application Calendrier tableau de service pour rentrer facilement ses horaires de travail. Je sais que ça se synchronise sans problème avec iCal. Je n’ai pas réussi à trouver l’info pour Google Agenda.
https://itunes.apple.com/fr/app/calendrier-tableau-de-service/id536118948
Mariel
22 mai 2019Merci pour ce bon plan !