J'ai testé pour vous : la génialissime appli Notion

Vous avez forcément entendu parler de Notion ces derniers mois ! Cette application d’origine américaine, disponible sur ordinateur et sur smartphone / tablette, promet un espace de travail tout en un, hyper complet et versatile. Le nombre d’utilisateurs de l’application ne cesse de croître depuis la création de l’application en 2016 : on dénombre à ce jour plus de 20 millions d’utilisateurs autour du globe ! Les équipes viennent d’ailleurs de travailler sur une version beta en français : cet article est donc l’occasion idéale pour « convertir » les non anglophones, qui étaient peut-être freiné par ce problème de langue.

Pourquoi je me suis mise à Notion ?

Un aperçu de mon espace de travail Notion

La raison principale pour moi, c’était de rassembler plusieurs tâches au même endroit :

Prise de notes
Base de données
Sauvegardes diverses
Suivi de facturation
Suivi de mes différentes collaborations

Depuis que le blog est devenu mon activité principale, j’ai eu envie de professionnaliser ma façon de travailler, et surtout de rendre les choses plus fluides. Cela peut vite partir dans tous les sens : entre les to do lists, les inspirations pour mes futures vidéos / articles, les différents briefs de mes clients… Je trouvais cela important de réussir à articuler tout ça de façon plus claire. L’objectif ? Gagner en sérénité, et surtout en fluidité en articulant au mieux tous mes projets.

Je n’ai pas de souci d’organisation à la base : on peut donc se demander pourquoi je cherchais à repenser ces différentes tâches. La réalité des choses, c’est que je perdais énormément de temps à jongler entre différentes applications, et surtout, j’avais du mal à rendre cela nomade. A chaque déplacement, je me sentais obligée de balader mon ordinateur, où je sauvegardais mes photos / publications à venir… et je restais très dépendante de mon Google Drive, qui condense en lui-même mes fichiers les plus utilisés.

Je vais vous parler dans cet article de mon utilisation de Notion – c’est la seule façon pour pouvoir vous présenter les fonctionnalités que j’utilise ! Mais partez du principe que cette application est faite pour s’adapter à vos besoins, vos envies, vos problématiques. Un entrepreneur, un blogueur, un artiste… n’utiliseront absolument pas l’application de la même façon.

Comment démarrer sur Notion ?

Ça, c’est LA question ! Vous pouvez bien sûr bidouiller, vous renseigner ici et là, et vous approprier l’application au fil des jours. Cela n’est pas impossible, mais plutôt indigeste et carrément intimidant, tant les possibilités de création sont quasiment illimitées. De mon côté, j’ai eu la chance que Julia de I Don’t Think I Feel me contacte fin 2021 pour me permettre de suivre sa formation ultra complète.

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Julia travaille aux côtés de Julie, et elles mettent toutes les 2 leurs connaissances dans le domaine du web au service des entrepreneurs en quête d’organisation. Pour découvrir leur travail, n’hésitez pas à découvrir leurs contenus gratuits !

Fin 2022, à la fin de la rédaction de mon livre, j’attaque donc la très populaire formation « Structurer son cerveau avec Notion » ! Au programme : une formation qui explique de A à Z les bases de Notion, mais aussi des templates tout faits pour s’approprier au mieux les différents espaces de travail. Vous pouvez suivre l’application à votre rythme ! Julia illustre parfaitement ce qu’elle explique par le biais de screenshots et de vidéos hyper claires. En quelques étapes, j’avais déjà réussi à comprendre vers où l’application pouvait me permettre d’aller !

Le syndrome de la page blanche

Notion, ça démarre comme ça ! Par la création d’une page complètement blanche, que vous pouvez personnaliser à outrance. Au départ, il faudra démarrer soit avec les templates (fournis par Julia ou d’autres membres de la communauté), soit bâtir votre page à votre image. C’est clairement ce qui prend le plus de temps, mais sachez que toutes ces pages pourront être réutilisées par la suite sous forme de modèle ! Il faut donc prendre le temps, au départ, de façonner cet espace de travail, de tester des choses, de se tromper aussi, parfois…

Je vous donne un rapide aperçu des contenus que vous pouvez intégrer à ces pages :

listes : à cocher, à points, numérotées…
blocs : pour mettre en page vos idées / projets
bases de données : avec formules intégrées (pratique pour la facturation et les divers calculs, comme un fichier Excel!), en guise de calendrier, ou encore comme un bête tableau.
organisation en arborescence : c’est un très gros point positif pour moi, qui me permet de créer des sous-dossiers, et aussi de faire communiquer certaines pages entre elles (= créer des raccourcis de page à page)
partage facilité : c’est la force de l’application ! Si vous travaillez en équipe, vous pouvez décider de partager des contenus à plusieurs personnes (il faut alors opter pour une version payante, qui est selon moi rapidement rentable si vous utilisez Notion dans le cadre de votre travail)
multiples options de présentation : texte de couleur, emojis, surlignage, images de fond…

Les différents tarifs de Notion

Je n’ai, pour le moment, pas réussi à aboutir à 100% à ce que je souhaite – c’est-à-dire, des pages esthétiquement belles, attractives pour le regard ! Je suis encore sur une version de Notion assez simpliste : toutes mes idées y sont, triées dans l’ordre que je veux, mais pas forcément de la plus belle des façons. Mon objectif pour les mois à venir, c’est de peaufiner cela, et de réaliser des pages plus personnalisées !

Ce que Notion a changé pour moi

J’ai tout regroupé au même endroit : contenus à produire, idées, notes, briefs, contacts… Au lieu de multiplier les fichiers Excel et les divers dossiers, j’arrive à tout trier par catégorie en un clic.
Je ne suis plus dépendante de mon Drive : le Drive, c’est bien sympa mais pas fiable à 100%… lorsque je me déplace en train, par exemple, la connexion est rarement suffisante pour que je puisse télécharger les contenus qui y sont présents.
J’ai gagné en productivité : ouvrir une seule application pour gérer tous les versants de mon job, c’est quand même vachement plus rapide !
Mes to do lists ont pris un nouveau tournant : je les gère au quotidien et non plus à la semaine ! J’ai pris l’habitude de répartir mieux mon travail sur la semaine, plutôt que de m’organiser des journées « full ordinateur » comme je pouvais le faire jusqu’à présent. Je ne suis pas du tout du genre à procrastiner, je dirais même : au contraire ! J’ai presque « besoin » de me forcer à répartir les tâches, et Notion m’a beaucoup aidée pour cela.

Ce que je n’ai pas (encore) réussi à résoudre avec Notion

Je dis bien « pas encore », car comme vous commencez sûrement à le comprendre, Notion est tellement vaste que je n’ai probablement pas trouvé encore de solution… mais cela viendra sûrement avec le temps !

Je suis toujours dépendante de Google Agenda : c’est la seule partie que Notion n’a pas réussi à absorber ! Car mon mari et moi restons dépendants de notre Google Agenda (je vous en parlais ici), qui répartit au mieux les tâches du quotidien, rendez-vous, gestion de notre fille etc. Ça n’est pas un problème pour moi, car la gymnastique entre les 2 applications se fait très bien. Et j’ai finalement assez peu de doublons entre l’agenda et Notion… mais ça pourrait être perfectible !
Prendre du temps pour bosser sur des templates : comme je vous l’ai dit précédemment, je n’ai pas encore pris le temps de façonner des pages 100% à mon image ! Il faut juste que je prenne le temps de façonner des templates parfaits, que je puisse réutiliser à l’avenir.

Vous voulez suivre la formation Structurer son cerveau avec Notion ?

La super nouvelle, c’est que Julia m’a proposé un code très intéressant pour vous : -20% sur la formation avec le code MARIELPRESIDENTE (oui, rien que ça!), valable sur les paiements en une fois, et ce jusqu’au 30 avril 2022 !